TEVEEL E-MAIL? DAT DOE JE ZELF! (Nieuwsbrief nr 9 september 2014)

Er wordt veel geklaagd over de volle inbox. Bijna iedereen die je spreekt gaat gebukt onder de druk van de hoeveelheden e-mails die dagelijks verwerkt moeten worden. Wat ooit begon als een handige tool is voor veel mensen een kwelling geworden.

Ook in de sessies bij mij gaat het vaak over de psychologische druk die het e-mail verkeer mensen geeft. Ze geven aan zich opgejaagd te voelen. Het werk is nooit af. ’s Ochtends vroeg en ’s avonds laat kan men de roep van de laptop niet weerstaan en wordt er nog even naar de mail gekeken. Niet zelden ontstaat er frustratie richting de organisatie, de managers, de collega’s en de klanten die ál die mails sturen.Want zij zijn het immers die ervoor zorgen dat de mailbox niet meer leeg en opgeruimd te krijgen is.

Maar wat u niet wil dat u geschiedt…

Echter, klopt het dat je het alleen de ander kwalijk kunt nemen? Ik geef toe, het is comfortabel om met de vinger naar de ander te wijzen. Maar welke rol speel je zelf? Ben je intussen zelf ook niet het type geworden die een mail stuurt in plaats van even te bellen of bij iemand langs te lopen? Hoeveel mensen zet jij in CC als je een mail uitstuurt? En hoeveel mails stuur jij eigenlijk dagelijks uit?
Het voelt vaak alsof je geen invloed op de stortvloed van mails kunt uit oefenen, maar is dat wel zo?

Verbeter de wereld en…..

juist ja, begin bij jezelf…
Als jij zelf spaarzamer bent in het uitsturen van mails zul je ook minder antwoorden ontvangen. Je zet als het ware de stroom e-mail verkeer stop. Bel mensen wat vaker, of spreek met ze af. In een gesprek kun je eventuele misverstanden veel gemakkelijker en sneller uitpraten of rechtzetten, dat scheelt ook weer mails. Kijk kritisch naar je CC-lijst, is het echt nodig om deze mensen in te kopiëren? Wees je je ervan bewust wat je bij de ander veroorzaakt (namelijk een vollere inbox).
Als jij nu een start maakt om minder te mailen, inspireer je anderen hier ook misschien mee.
Zodat zij wellicht jouw voorbeeld volgen en jou weer helpen je inbox wat leger te krijgen 😉